Medidas simples podem ajudar síndicos a atrair a atenção dos moradores para as assembleias, que são essenciais para uma convivência mais agradável, democrática e de valorização do imóvel.

A casa própria é um dos maiores sonhos do brasileiro. E para quem escolhe formar seu lar em um condomínio, a propriedade vai muito além do apartamento: é o edifício como um todo. Essa percepção, no entanto, segue ignorada por muitos moradores, que não enxergam como a participação na tomada de decisões sobre o condomínio traz não apenas o bem-estar em cuidar do que é seu, mas também o benefício da valorização constante do seu imóvel. E, fica a pergunta: por que é tão baixa a presença nas assembleias?

Perder o foco do que deve ser discutido e estender a assembleia por um longo período são os principais motivos da falta de interesse dos condôminos, avalia o consultor jurídico condominial Walter João Jorge Junior, autor do livro Assembleia de Condomínios. “Alimentar ataques mútuos com a prolongação das assembleias, tornando-as cansativas fisicamente e psicologicamente, desmotiva até mesmo o próprio síndico em fazer as reuniões”, diz.

Em Florianópolis, o condomínio Antônio Apóstolo, no Centro, vive essa realidade. “A maioria dos moradores não gosta de ir às assembleias”, relata o síndico, Jair Reis. A mesma situação acontece no Residencial Santa Catarina, no Jardim Atlântico, em que até dois anos atrás, a participação média era de 10% dos condôminos – e, após um árduo trabalho da administração, o número subiu para 30%. “Assuntos gerais geralmente são os que causam problemas e alongam as assembleias”, pontua o subsíndico Anderson Luiz Percisi, que também já foi síndico do condomínio por dois anos.

Ausência pode causar problemas

Como se não bastasse a falta de interesse em participar, a ausência dos moradores ainda tem um efeito comum: reclamações sobre as decisões tomadas, principalmente quando o assunto não precisa de 2/3 de quórum. “O morador que não participa já sabe que está concordando com o que foi discutido na assembleia, mas incentivamos a participar na reunião, assim é possível colocar seu ponto de vista”, comenta Anderson. No caso do síndico Jair, é frequente a emissão e envio de procurações pelos condôminos para pautas importantes. “Como os moradores nunca vão às assembleias, eles votam por procurações”, conta.

O uso de procurações é o principal instrumento utilizado para a aprovação de pautas importantes, que precisam da maioria dos votos. “Mas as deliberações podem não agradar a todos, gerando certo desconforto posterior”, observa Walter, ao destacar que a ampla participação pode evitar, inclusive, prejuízos ao bolso do próprio morador. “A assembleia pode determinar medidas que venham a trazer prejuízos aos demais, como a contratação de empresas inidôneas que justamente os que não participaram da reunião poderiam ter contribuído com este alerta”, exemplifica.

Convite à participação: o primeiro passo

Atrair o interesse de uma pessoa para participar de alguma atividade. Essa é uma tarefa árdua em diferentes situações, mesmo que, no caso das assembleias, seja para o benefício do próprio condômino. Alguns passos simples, no entanto, podem ajudar os síndicos nessa empreitada, sendo o primeiro deles uma boa divulgação dos encontros. Segundo Walter, o ideal é entregar uma cópia do Edital de Convocação, preferencialmente protocolada, diretamente na unidade, bem como afixar nas áreas comuns (elevador, quadro de avisos, entre outros), além de expedir pelo Correios, enviar por e-mail e disponibilizar no site do condomínio.

Conduzindo a assembleia

Informalidade, objetividade e clareza “são ingredientes práticos e fáceis de tornar as assembleias mais agradáveis”, aconselha o autor. Ele ainda detalha que pesquisar com os moradores quais são as suas necessidades e levá-las para deliberação é uma boa forma de incentivar a participação. “Em médio prazo, pode-se conseguir uma maior participação de todos, quando a cultura do ‘encontro agradável’ for aos poucos estabelecida”.

Nas situações em que a assembleia é conduzida pelo síndico, o autor orienta que ele siga a ordem cronológica da discussão, apresentando o tema aos presentes. “É saudável que o síndico traga as soluções para cada caso”, observa. “Se o síndico for o presidente da reunião, o papel dele é coletar as propostas dos condôminos e colocá-las em votação, sempre dentro de cada assunto previsto no edital”, discorre, ao comentar que propostas fora da pauta específica devem ser deixadas para o momento mais adequado ou descartadas pela impossibilidade jurídica de deliberação.

Essa objetividade temática citada por Walter é um ponto destacado também pelo síndico Jair e pelo subsíndico Anderson. Isso porque, a partir de várias experiências, ambos puderam perceber como discutir uma única pauta, bem definida, faz com que os condôminos já compareçam sabendo que o encontro será rápido – afinal, o tempo é um vilão da modernidade, para todos. “As assembleias se tornam mais produtivas quando se vai com a pauta definida”, comenta Jair. Além disso, constar um assunto específico é uma obrigação legal, como frisa Walter.

“As assembleias não podem deliberar fora dos temas previstos na ordem do dia. Especificações minuciosas dos temas restringem e conduzem as deliberações de forma mais focada”, diz o autor, ao acrescentar que temas genéricos devem ser adotados com muita cautela, pois ampliam o leque de opções de deliberações, mas podem vir a “frustrar o prévio conhecimento dos demais condôminos quanto aos assuntos que se pretendiam discutir”. “O Código Civil exige que os condôminos devam estar cientes dos temas que serão abordados”, completa o autor.

Democracia sem perder a objetividade

Essa restrição a um tema específico foi uma das táticas que ajudou a impulsionar a participação no condomínio em que Anderson é subsíndico. “Nossas assembleias são muitos democráticas, somente respeitamos a pauta da reunião, mas todos têm direito de falar”, conta o subsíndico, ao explicar que também não é mais feita a leitura da ata da assembleia anterior e nem é colocado em pauta assuntos gerais. “Assim a reunião fica mais objetiva e rápida. Com isso conseguimos que a participação sempre venha aumentando. Se necessário, realizamos mais assembleias, pois elas devem durar entre 1h e 1h30”.

Outra dica de Anderson que funcionou no Residencial Santa Catarina foi a prática de reuniões da administradora com os condôminos, uma vez por semana. Dessa maneira, são decididos assuntos relacionados ao condomínio com os moradores de forma direta e individual. “É uma forma de termos uma conversa quando há problemas, antes de notificá-los. E também para receber moradores novos e tratar de alguns conflitos internos”, relata o subsíndico ao acrescentar que o papel da administradora também é essencial “e sensato” nas assembleias, já que proporciona auxílio principalmente quando há necessidade de um parecer jurídico.

A presença dessa assessoria também é destacada por Walter. “De forma complementar, porém sem obrigação legal, a empresa de assessoria pode alertar sobre possíveis ilegalidades que a assembleia possa vir a cometer, antes mesmo que a deliberação ocorra. Dados técnicos também podem ser preparados por ela, se assim for previamente acordado com o síndico”, comenta o autor, ao citar ainda a experiência da empresa, que pode apresentar situações vividas por outros clientes.

O lado dos moradores e a busca por novos formatos

Marco Aurélio Ronchi é um dos inúmeros brasileiros que conseguiu conquistar o sonho da casa própria. E depois desse grande passo, ele faz questão de se manter ativo em todas as decisões tomadas em seu condomínio, o Residencial Santa Catarina, mesmo edifício em que Anderson é subsíndico. “A compra do apartamento foi uma realização de um sonho da família, então gosto de saber de tudo o que se passa em nosso condomínio referente a investimentos e reformas que devam acontecer permanentemente. Apesar de não fazer parte do conselho ou da administração, tento me fazer ativo”, conta.

Embora esteja presente na maioria das assembleias, Marco Aurélio acredita que abordagens diferentes nas reuniões poderiam aumentar a frequência dos moradores. Isso porque alguns condomínios já adotam formatos menos formais, com apresentação da pauta em telões, lanches, entre outros. Para Walter, a iniciativa é interessante, mas se deve ter cuidado principalmente quanto ao que será projetado no telão, por exemplo: “a experiência nos mostra que o uso de imagens projetadas torna a reunião mais objetiva, porém não tenho indicado a inserção de dados minuciosos nessas apresentações, pois os presentes acabam se confundindo”, destaca o autor.

Além disso, o morador do Residencial Santa Catarina sugere reuniões mais frequentes e rápidas, sem exceder 1h. “Assim podem ser discutidos um ou dois temas de cada vez. Assembleias muito espaçadas têm vários temas a serem discutidos e se tornam extensas, por muitas vezes acima de 2h”, relata Marco Aurélio. Em meio a essa variedade de temas, Walter também acrescenta que os diversos conhecimentos, formações e capacitações de cada condômino podem contribuir inclusive na tomada de ótimas decisões.

“A participação contributiva irá proporcionar decisões mais acertadas e frutíferas, resultando na melhoria continuada das estruturas do condomínio. Sem dúvida, um bom convívio social reflete na valorização dos imóveis”, finaliza o autor.