A fonte de tanta complexidade para o setor deve-se ao fato de que, como fortes propulsores da economia dentro do setor de serviços, os condomínios acabaram recebendo toda a carga tributária das empresas normais sem terem direitos a tratamentos tributários especiais. Devido a sua natureza jurídica e sua forma de arrecadação, a qual se baseia no critério de rateio de despesas mensais e anuais e não na projeção de receitas, eles não podem entrar em concordata ou falência. Mas, apesar disso, os condomínios podem ser extintos. O condomínio pode tornar-se inviável financeiramente e operacionalmente, seja pelo alto índice de inadimplência, por malversação de recursos pelo administrador, pela má administração e ineficiência do gerenciamento dos recursos, ou ainda pelo péssimo estado de conservação do empreendimento que venha a impedir a habitação de seus proprietários.

A situação tributária dos condomínios se agravou nos últimos anos, quando os condomínios passaram a ter a obrigatoriedade de reter a parte do INSS dos profissionais autônomos. Paralelo ao recolhimento do INSS, em 2004, os condomínios passaram a ser onerados com mais uma obrigatoriedade: a de fazer as retenções e os recolhimentos das contribuições de toda empresa prestadora de serviços que os atender. Exige-se um trabalho intenso de examinar cada fatura, cada documento, para verificar se há ou não a necessidade da retenção da COFINS, da CSSL e também do PIS. Portanto, quando tiver de apresentar a DIRF de seus clientes (condomínios), a administradora deverá buscar todos aqueles recolhimentos feitos, quer de autônomos, quer de pessoas jurídicas. Se uma DIRF ou uma RAIS não for entregue corretamente, serão aplicadas multas pesadas que poderão onerar os condôminos. Para as administradoras, estas novas demandas também trouxeram uma grande sobrecarga, que acaba sendo absorvida sem a possibilidade de repassar os custos aos clientes na maioria das vezes. As administradoras, assim como os escritórios de contabilidade continuam aumentando sua carga de trabalho e responsabilidade, sem, no entanto, poder aumentar o valor de seus honorários, ou seja, continuam servindo de despachantes para o governo sem qualquer remuneração e prestando mais serviços aos seus clientes sem com isso poderem cobrar mais.
Outro aspecto que se deve dedicar atenção especial refere-se à atualização regular do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ do condomínio. A inscrição no CNPJ é obrigatória e o condomínio deve ter um responsável, que nesse caso, é o síndico que esteja exercendo o mandato. Como contribuinte, deve estar em dia com a Receita Federal e o nome que consta na ata de eleição deve ser o mesmo que consta na Receita. Sendo assim, sempre que houver mudança do gestor, o condomínio deve-se procurar a administradora ou deve-se agir diretamente para atualizar o CNPJ efetuando a mudança do responsável junto ao condomínio. Sem o CNPJ, não se pode operar em quase nada que seja relacionado ao governo (INSS, Receita Federal, etc.), além de bancos e instituições privadas (compras, contratação de serviços, etc.).
Ainda na esteira de responsabilidades e tributações, deve-se ter especial cuidado com a tributação sobre o pró-labore do síndico (mesmo isenção de taxa de condominial) que apesar de não ser considerado salário, é um ganho não isento, e por isso, deve ser declarado no imposto de renda.
Tudo o que foi mencionado anteriormente se constituem em razões mais que suficientes para que os condomínios evitem contratar serviços apenas pelo preço mais baixo. O mais barato, às vezes, pode sair mais caro no final. Procure o melhor para o seu condomínio. Procure aquela empresa que reúna as condições ideais para prestar os melhores serviços. Deve-se evitar reduzir custos na contratação de profissionais, sejam eles de natureza administrativa ou técnica, pois estes serão sempre seu suporte mais essencial e não vale à pena assumir riscos desnecessários.